档案三孔一线装订方法有哪些缺点
竣工图怎么装订归档?
竣工图怎么装订归档?
看要归档的档案部门要求,主流的装订方式有以下几种:
1、三孔一线,这是最普遍也是最方便的装订方式,施工单位的归档人员经简单培训后均可操作
2、胶装,这种方式因需要用专业的胶装机,所以只能委托打印社操作,但这种是最整齐美观的
3、胶管,这种也挺常见,设计单位用的较多,可以自行操作
4、不装订,有的档案部门对竣工图的要求是直接折叠裁切后,散页装盒,方便利用
所以具体哪种方式,你要问档案馆才行
文件盒文件如何整理归类?
归档文件整理的基本方法
一、装订
1、件的区分
件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,定件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件一次会议或活动的文件可为一件或两件 会议记录、简报、信息均可为一件或两件介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。
2、装订方法
每“件”文件材料的具体排列顺序如下:正文在前,定稿在后正文在前,附件在后原件在前,复件在后转文在前,被转发文在后复文在前,来文在后。
每件的装订主要采取的左上角装订法,具体操作将文件的左、上侧对齐,并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊,用包角纸套在左上侧,压紧即可文件超过40页以上,采用左侧三孔一线装订法。
二、分类
1、分类方法
根据实际情况,我们选择以下分类方法
保管期限-年度分类法
这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关,或每年形成的文件数量少的机关。如:
长久: 2001 年、2002 年、2003 年?.
定期: 2001 年、2002 年、2003 年?.
2、编制分类方案
分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成,必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。
(1)引言,提示分类方法。如按保管期限-年度,还是按其它分类方法。
(2)类别序号,是最低一级类目(机构或问题)的序号
(3)类目名称, 按机构分类的, 机关内部第一层机构名称就是类名,如,办公室、业务处按问题分类的加“类”字,如党务类、综合类等。
采用两级分类的也应编制分类方案,以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面,根据编制分类方案,分门别类地组放在一起,使所有文件构成一个有机整体。